Nie ma nic gorszego, niż bałagan w papierach. Jeśli w firmie pracownik nie wie, gdzie dokładnie znajduje się umowa z konkretnym klientem, to znak że archiwizacja dokumentów przebiega nie tak jak powinna. Nieuniknione będą też błędy w księgowaniu faktur, co skończy się wizytami w urzędach i wyjaśnianiem pomyłek. A przecież szafy na dokumenty pozwalają raz na zawsze unikać takich sytuacji…
Podstawowe rodzaje mebli do przechowywania dokumentów możemy znaleźć w każdym biurze. Najpopularniejsze są meble w zabudowie drewnianej, ponieważ ładnie komponują się z wystrojem wnętrza i tworzą ciepłe wrażenie. Klient przychodząc do biura czuje się swobodnie, a nie ma odczucia, jakby przebywał w jednym wielkim archiwum. Drugi rodzaj to szafy na dokumenty bez zabudowy, czyli standardowe regały, zwykle aluminiowe, które nie mają ładnie wyglądać, lecz być funkcjonalne. Są tańsze niż drewniane szafy, jednak najlepiej sprawdzają się w osobnym archiwum, a nie biurze, w którym przyjmuje się klientów.
Szafy na dokumenty ochronią dane twoich klientów
Obecnie szafy na dokumenty to coś więcej niż zwykłe meble z szufladami, w których trzyma się umowy oraz półki z segregatorami. Wiele firm musi stosować się do rygorystycznych warunków dotyczących ochrony danych osobowych. Umowy z klientami muszą być często przechowywane w ognioodpornych szafach, zamkniętych na klucz, by tylko upoważnieni pracownicy mieli do nich dostęp. Na całe szczęście nie jest to problematyczne, ponieważ powstały już wyspecjalizowane sklepy produkujące szafy na dokumenty dostosowane do najnowszych regulacji prawnych. Szafy te potwierdzone są certyfikatem zgodności, więc przedsiębiorca ma gwarancję, że dokumenty będą archiwizowane zgodnie z prawem.
Warto w biurze zaopatrzyć się w mniejsze, ale jakże przydatne elementy, które ułatwiają przejrzysty obieg dokumentów. Jeśli w biurze obsługi klienta każdego dnia przewija się kilkaset różnych faktur i umów, to problematyczne byłoby chodzenie za każdym razem do archiwum, znalezienie i otworzenie odpowiedniej szafy na dokumenty. Zamiast tego można zastosować przenośne szuflady i organizery, które stawia się bezpośrednio na biurku. Są to plastikowe konstrukcje z przedziałami, dzięki czemu każda umowa jest wyraźnie oddzielona od reszty dokumentów. W takim rozwiązaniu nie ma możliwości, by coś się zagubiło lub trafiło nie tam, gdzie trzeba.