Aranżacja biura firmowego jest trudnym wyzwaniem. Nie chodzi tyle o sam projekt pod względem dopasowania kolorów i elementów wystroju, ale o zapewnienie niezbędnego zestawu mebli, które w danym przypadku są niezbędne. W każdym biurze potrzebne są meble na dokumenty w określonej ilości i formie. Brak jakiegokolwiek regału uniemożliwi archiwizację dokumentów i sprawne funkcjonowanie firmy.
Warto zorganizować przestrzeń do archiwizacji dokumentów już na początku urządzania biura. W tym celu pierwsze, o czym trzeba pomyśleć, to meble z półkami na segregatory. To właśnie w nich przechowuje się umowy i faktury. Co więcej, wraz z rozwojem firmy liczba dokumentów będzie rosnąć. Warto więc zawczasu zamówić meble biurowe z dużą ilością wolnych półek.
Zamykane meble do biura
Oprócz zwykłych półek meble na dokumenty powinny zostać wyposażone w półki zamykane, niewidoczne dla pracowników. Tam powinny trafiać wszystkie akta, które mają trafić do archiwum, lecz nie są wyciągane na co dzień. Nie mogą one zajmować cennej przestrzeni, która jest łatwo dostępna. Co więcej, lepiej archiwizować takie dokumenty w szafach zamykanych na klucz, by zapewnić bezpieczeństwo i poufność danych.
Opisane powyżej meble stanowią tło biura. Umieszcza się je z tyłu, za biurkami pracowników, tak by nie rzucały się w oczy. To jednak nie wystarczy. Każdy pracownik powinien dysponować co najmniej jedną mniejszą szafą na dokumenty przy swoim biurku. Warto zadbać, by w jego biurku również znajdowały się zamykane półki oraz plastikowe organizery na dokumenty. To bardzo ważne, bo kiedy określony pracownik będzie miał własne meble na dokumenty do dyspozycji, unikniemy powstania chaosu i mieszania się dokumentów. Każdy będzie znał zakres swoich obowiązków i trzymał umowy, za które odpowiada, bezpośrednio w swojej przestrzeni do pracy.